GESTIONE MULTIPROVIDER CON UNA SOLA PASSWORD DI ACCESSO

L’uso sempre più frequente ed obbligatorio della pec ha visto l’aumento esponenziale di caselle pec aziendali, spesso presenti presso provider diversi. In questi casi l’utente deve connettersi a siti web diversi per accedere alle singole caselle pec e con altrettante credenziali.

Con ePEC l’utente accede con una sola credenziale a tutte le caselle pec a cui è collegato: in unico ambiente di lavoro, sarà possibile condividere l’intera comunicazione di posta elettronica certificata tra più utenti, basta selezionarle da un semplice menù a tendina.

INVII MASSIVI E REGOLE DI SMISTAMENTO A GRUPPI DI LAVORO

L’applicazione ePEC consente la gestione multi account dei messaggi pec: questo comporta che più utenti possano essere associati ad un’unica casella pec. Viceversa un solo utente può avere accesso a più caselle pec.

La gestione multi account e multi utente di ePEC è supportata da regole intelligenti che permettono di personalizzare lo smistamento dei messaggi in entrata ai diversi gruppi di lavoro.

ePEC consente, inoltre, di effettuare e automatizzare invii massivi di messaggi, avendo l’evidenza grafica immediata dell’esito di invio e successivamente delle ricevute di accettazione e consegna.

ABBINAMENTO AUTOMATICO DELLE RICEVUTE DI CONSEGNA/ACCETTAZIONE E IMMEDIATA EVIDENZA GRAFICA

Con l’uso tradizionale della web mail del provider, i risultati degli invii delle pec finiscono insieme ai messaggi della posta in arrivo: è l’utente che deve manualmente abbinarli al rispettivo messaggio ed eventualmente collezionarli in una cartella dedicata.

Con ePEC, l’abbinamento delle ricevute avviene automaticamente e le notifiche vengono archiviate in una cartella dedicata.

Ma non solo: mentre con la web mail l’utente non ha la certezza del reale stato di invio, con ePEC è possibile vedere immediatamente, grazie alle bustine colorate, l’esito dell’invio e individuare subito eventuali anomalie.

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA

La gestione tramite web mail consente di archiviare un numero limitato di mail: il provider mette a disposizione uno spazio fisico limitato, facilmente esauribile. L’utente è costretto a eliminare i messaggi pec meno recenti o a trasferirli sulla posta tradizionale e provvedere così al loro back up.

Con ePEC il back up avviene automaticamente, garantendo all’utente uno spazio di archiviazione senza limiti. Inoltre, l’applicazione ePEC è dotata di una funzione che permette all’amministratore di sistema di gestire lo spazio di archiviazione presso il provider e nella casella locale seguendo le proprie logiche aziendali.

Infine, ePEC mette a disposizione un servizio di conservazione sostitutiva a norma presso un fornitore certificato AGID, garantendo i tempi di conservazione previsti dalle normative.

RICERCA FACILITATA

Ricercare un qualsiasi messaggio con l’utilizzo di una web mail è un’operazione tutt’altro che semplice: non ci sono funzioni avanzate che permettono un rapido recupero del messaggio di interesse causando una notevole dispersione di tempo, soprattutto in presenza di grandi volumi di messaggi.

ePEC fornisce una funzione di ricerca avanzata “fulltext” che permette di cercare velocemente un testo in tutti i messaggi PEC inviati, ricevuti, archiviati e anche all’interno degli allegati, generando un notevole risparmio di tempo.

TRACCIATURA DELL’OPERATIVITÀ DI OGNI UTENTE ANCHE SU CASELLE CON ACCESSO CONDIVISO

La gestione tramite provider pubblico non permette di monitorare il comportamento degli utenti e intervenire in caso di anomalia.

ePEC supporta l’attività di controllo dell’IT manager con funzioni di profilatura che garantiscono il corretto utilizzo da parte dei singoli utenti e con specifiche funzioni di monitoring che attraverso dashboard permettono di verificare a colpo d’occhio l’operatività.

Viene data evidenza di “chi ha fatto cosa” anche all’interno di gruppi di utenti che hanno accesso alla stessa casella pec: vengono infatti segnalate le azioni in lettura, di invio o di spostamento e cancellazione dei messaggi eseguiti dal singolo utente con l’indicazione della data e dell’ora dell’operazione.